Assistant administratif polyvalent (H/F)

Backoffice & Operational Roles • France, Châtillon

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AUTO1 Group est la principale plateforme digitale européenne pour l'achat et la vente de véhicules d'occasion. En tant qu'entreprise technologique dynamique, nous révolutionnons l'industrie de l'automobile avec nos marques vendezvotrevoiture.fr, AUTO1.com et Autohero.

Notre solide équipe de 6000 collaborateurs se consacre à rendre le commerce et le transport de véhicules aussi rapide et simple que possible pour nos clients. Développez-vous personnellement et façonnez l'avenir du commerce automobile avec nous !

Dans le cadre de notre croissance, nous recherchons un(e) assistant administratif polyvalent (H/F).

Vos missions :

Nous recherchons un(e) assistant administratif polyvalent, aimant travailler en équipe et dans le secteur de l’automobile !

Vous devrez épauler l’équipe sur l’ensemble des flux et des tâches administratives, concernant les rachats/ventes de véhicules d’occasion, à savoir :

  • Gestion du stock : Superviser la transmission du flux « entrant » et du flux « sortant » en collaborant de manière proactive avec les autres équipes et en veillant à la bonne tenue du stock Remarketing – Auto1 / VendezVotreVoiture.fr
  • Suivi des dossiers en cours : Assurer les relances par mails auprès des équipes ADV, des agences VendezVotreVoiture.fr concernant les documents manquants ou non reçus
  • Traitement des mails : Assurer des réponses de qualité, claires, concises et orientées
  • Tâches administratives : Effectuer des tâches administratives variées concernant la validation, le contrôle des dossiers marchands, les scans, l’extraction et l’envoi des cerfas, la gestion des factures, la soumission de déclaration d’achat, de déclaration de cession via nos solutions, etc.
  • Suivi des KPI performances et SLA’s : Participer activement à la réalisation des objectifs concernant les délais de réception et d’envoi des documents, veiller à une gestion du flux exemplaire
  • Gestion des dossiers prioritaires : Veiller à ce que tous les dossiers Auto1 & Remarketing prioritaires soient remis aux équipes flux et traités dans les meilleurs délais
  • Soutien aux projets : Aider à la coordination et au suivi des projets en cours, participer de manière proactive aux sujets collaboratifs avec les commerciaux et l’ensemble des équipes OPS
  • Tenue à jour des données : Veiller à la bonne tenue de nos outils de suivi en mettant continuellement à jour les informations
  • Archivages : Classer et archiver les factures d’achat, les contrats d’achat, les documents divers, effectuer des inventaires…

Votre profil :

  • Vous disposez d'une première expérience au sein d'un service administratif
  • Vous maîtrisez l'anglais à l'écrit
  • Vous disposez de bonnes qualités rédactionnelles et de synthèse
  • Un fort esprit d'équipe et un goût pour la gestion administrative
  • Des compétences administratives (une connaissance de MS Excel ou Google Sheets serait un plus)
  • L’habitude des process administratifs et du travail de flux en masse
  • Un sens du travail axé sur le détail et l'efficacité
  • Vous êtes réactif(ve) et force de propositions

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